Sinds 1 juli 2023 is de fiscale meldplicht, de zogenoemde renseigneringsverplichting, van kracht. Deze verplichting heeft impact op zowel onderzoeks- en selectiebureaus als opdrachtgevers die kwalitatief onderzoek uitvoeren waarbij respondenten een vergoeding ontvangen. Het Data & Insights Network zet de belangrijkste punten nog eens op een rij.
Wat houdt de renseigneringsverplichting in?
Organisaties die een vergoeding uitkeren aan natuurlijke personen voor deelname aan kwalitatief onderzoek – zoals groepsdiscussies of interviews – zijn verplicht deze beloningen te melden bij de Belastingdienst. Daarbij moeten zij persoonsgegevens van de respondent aanleveren: naam, adres, woonplaats, geboortedatum en het bedrag van de vergoeding. In sommige gevallen wordt ook het Burgerservicenummer (BSN) gevraagd.
Wanneer is het BSN níet nodig?
Voor organisaties die zijn aangesloten bij het Data & Insights Network én de Gedragscode voor Statistisch Onderzoek 2023 onderschrijven, geldt een belangrijke uitzondering. Dankzij een convenant met de Belastingdienst mogen zij vergoedingen melden zonder BSN, mits aan de overige voorwaarden wordt voldaan.
Alleen van toepassing op kwalitatief onderzoek
De meldplicht geldt uitsluitend voor kwalitatief onderzoek, zoals diepte-interviews, groepsdiscussies en observaties. Voor kwantitatief onderzoek – zoals online surveys zonder directe vergoeding – is deze regeling niet van toepassing.
Beloning pas melden bij uitbetaling
De verplichting geldt pas zodra een beloning daadwerkelijk wordt uitgekeerd. Punten- of creditsystemen vallen pas onder de regeling op het moment van verzilvering, bijvoorbeeld via een cadeaubon of geldbedrag.
Wat moet je als organisatie doen?
- Controleer of jouw onderzoeksproject onder de regeling valt.
- Registreer vergoedingen en persoonsgegevens zorgvuldig.
- Bepaal of je gebruik kunt maken van de BSN-vrijstelling.
- Lever de gegevens correct en tijdig aan bij de Belastingdienst.
Het Data & Insights Network stelt formats en richtlijnen beschikbaar om leden hierbij te ondersteunen.
Hulp nodig?
De renseigneringsverplichting brengt verantwoordelijkheden met zich mee, maar is met de juiste voorbereiding goed uitvoerbaar. Als branchevereniging bieden we juridische kaders, uitleg en praktische tools.
Heb je vragen over de toepassing binnen jouw organisatie? Neem gerust contact op via info@dinetwork.nl.
Samen zorgen we voor een professionele en transparante uitvoering van onderzoek in Nederland.
