“Hoe je met data omgaat als ketenpartner is bepalender voor je imago dan in het verleden”
Onlangs verscheen in het FD een artikel over datahonger bij de overheid en financiële instellingen. Steeds meer partijen kunnen meekijken in persoonlijke data. Victor den Bak, portfolio-architect bij Visma Connect, legt uit hoe je als organisatie het beste omgaat met datahonger.
Door Robert Heeg
Er is veel te doen om datahonger. Wat is het precies?
‘Er zijn twee manieren van datahonger. Eén is dat maar alles wordt uitgevraagd. Daar zit vaak veel handwerk in; de mens is de systeemintegrator. Dat zie je vooral in de gezondheidszorg, want daar zit heel veel toezicht en elke gemeente verlangt weer andere data. De tweede vorm van datahonger is dat we allerlei bronnen bevragen die betrekking hebben op data van een burger, een onderneming of een zorginstelling, terwijl diegene helemaal niet weet welke bronnen worden bevraagd en dat het überhaupt gebeurt. Voor een hypotheekaanvraag wordt bijvoorbeeld ook allerlei data gebruikt waarvan je geen idee hebt of die actueel is en ook echt op jou slaat. Dat geeft soms het oneerlijk gevoel dat er over je wordt besloten, terwijl je niet weet op welke grondslag dat gebeurt.’
Op data-vlak is de wetgeving continue in beweging. Wat is de voornaamste verandering waar organisaties de komende tijd mee te maken krijgen?
‘De afgelopen jaren heeft de Europese Commissie echt de digitale agenda neergezet en ook de wetgeving in alle landen geharmoniseerd. We kennen allemaal de GDPR, of AVG. Europa wil dat de burger en de ondernemer veel meer recht krijgen om over hun eigen data te beschikken, en ook te besluiten hoe en waar die wordt toegepast. Dat gaat heel veel bedrijfsprocessen veranderen en veel impact hebben. We gaan niet altijd meer grote datasets inkopen of die eeuwig kopiëren, maar veel meer de bronhouder om actuele data vragen en om toestemming om die in een bepaalde context te gebruiken. Dat klinkt eenvoudig, maar hoe benader je al je klanten? En hoe heb je die toestemming goed ingericht?’
Hoe helpen jullie organisaties daarmee?
‘In de gezondheidszorg werken we met datastations. Die vormen een dienst die inprikt op verschillende gegevensbronnen, zoals hr-data, cliëntendossiers en financiële data. Dat stelt partijen in staat om een relevante subset te maken van datapunten die nodig zijn voor verschillende toezichthouders, waaronder de inspectie voor de gezondheidszorg, de zorgautoriteit, de zorgkantoren die zorg inkopen, het ministerie voor de beleidsinformatie en het zorginstituut. Al die overheden gaan op die nieuwe manier heel gericht op basis van de doelbinding data opvragen. Dus niet meer de werkwijze van: hier heb je een gigantisch lang digitaal formulier, typ alles maar over, dan kijk ik later wel welke kleine stukjes informatie ik nou eigenlijk ga gebruiken. Dat datastation bieden wij als een kant-en-klare dienst aan.’
Kunnen kleinere datagebruikers, zoals het mkb, daar ook mee werken?
‘We zijn het momenteel juist samen met kleinschalige zorgaanbieders aan het doen. Denk aan een zorgboerderij of een papa-mamazorgaanbieder die een veilige woonomgeving biedt. Datastations zijn geschikt voor kleine tot en met de grootste organisaties.’
Er wordt ongelooflijk veel data ‘bij toeval’ verzameld via websites, e-mails, etc. Is dat ook een vorm van datahonger?
‘Ja. Doordat de prijzen voor cloudopslag gigantisch zijn gedaald, was er geen incentive om de zolder eens op te ruimen. We denken te weinig na over twee dingen: één is de data-lifecycle. Hoe lang slaan we dingen op? En in hoeverre is oude data sowieso nog geschikt? Twee is dat we soms ook een beetje vergeten zijn in welke context we nou om die data hebben gevraagd? En of we die data dan nog wel mogen gebruiken? De juridische basis daarvoor is vaak flinterdun of zelfs afwezig. Het zou veel beter zijn naar je klanten toe als niet alles meer wordt uitgevraagd en eindeloos bewaard. Communiceer bijvoorbeeld dat alles wat na een hypotheekaanvraag niet meer nodig is, gelijk wordt vernietigd. Dat kom je eigenlijk nooit tegen maar dat zou wel de werkwijze moeten zijn.
Wat kun je als organisatie doen om je bewust te zijn van je eigen datahonger en die wat in te tomen?
‘Het sleutelwoord is inderdaad: bewustzijn. Data raakt alle primaire processen, daarom is datahonger niet alleen een probleem van de it-afdeling. Het bredere management moet zich bewust zijn dat de hele organisatie om data draait. Die data moet daarom van goede kwaliteit zijn en je moet er goed mee omgaan. Hoe je dat doet als ketenpartner is bepalender voor je imago dan in het verleden. Bij datagebruik moeten de businessdoelen altijd leidend zijn. Denk zelf na over wat voor data je nodig hebt en hoe je eraan komt. En ook of die data in de nabije toekomst nog wel van voldoende kwaliteit is. Naarmate alle bedrijven in alle sectoren verder automatiseren, wordt die datahuishouding echt prioriteit nummer één.’
Over Victor den Bak en Visma Connect
Als onafhankelijk opererend onderdeel van de Visma-groep is Visma Connect gespecialiseerd in data-uitwisseling tussen bedrijfsleven en overheid; vaak ook in de zorgsector. Een van de bekendste diensten is de Mijn Overheid Berichtenbox. Victor bedenkt als portfolio-architect oplossingen voor klanten. Hij is niet alleen thuis in techniek, maar met name in bedrijfsprocessen, wet- en regelgeving en maatschappelijke veranderingen.